En tant qu'institution financière, une saine gouvernance est une priorité pour Assomption Vie. À cette fin, la compagnie a instauré bon nombre de politiques, de procédures et de programmes inspirés des meilleures pratiques dans l’industrie.
Rôle du conseil d’administration
Le rôle du conseil d’administration est de superviser la gestion des affaires de l'entreprise. Il lui incombe notamment de fixer les grandes orientations de l'entreprise et de s’assurer que cette dernière est dotée d’une équipe de gestion qui soit compétente, et capable de gérer la compagnie avec succès. Le conseil d’administration veille également à ce que les activités d'Assomption Vie se déroulent dans le respect des lois applicables et assure la mise en place des systèmes nécessaires au recensement et à la gestion des principaux risques liés à ses activités.
Composition du conseil d’administration
Le conseil d’administration compte actuellement dix administrateurs. Seul le président-directeur général est membre de la direction de l'entreprise. Les neuf autres administrateurs sont indépendants et l’un d’eux assure la présidence du CA. La durée maximale du mandat à la présidence est de trois années consécutives.
La sélection des nouveaux administrateurs au conseil d’administration se fait selon un processus formel. Les membres du CA sont choisis en fonction de leur intégrité, de leur sens des responsabilités, de leurs connaissances en matière financière et de leur expertise professionnelle dans les domaines touchant les activités de l'entrerprise.
Fonctionnement du conseil d’administration
Le conseil d’administration tient cinq réunions régulières par année, en plus d’une séance annuelle de planification stratégique. Les administrateurs indépendants se réunissent à huis clos, avant ou après chaque réunion du Conseil, sans la présence de la Direction. Le CA établit un plan de travail pour l’année comprenant tous les éléments de son mandat.
Éthique
Le conseil d’administration a adopté et révise périodiquement un Code d’éthique s’appliquant aux administrateurs, aux dirigeants et à l’ensemble des employés de l'entreprise. Le Code d’éthique renferme des lignes directrices sur :
- le respect des lois, règlements, politiques et procédures applicables;
- le traitement de l’information (confidentialité, protection des renseignements personnels);
- les conflits d’intérêts;
- l’éthique au travail;
- l’éthique dans les relations d’affaires.
Le Code d’éthique précise que les administrateurs, les dirigeants et les employés de l'entreprise doivent éviter toute situation où leurs intérêts personnels nuisent ou pourraient nuire de quelque façon que ce soit aux intérêts de la compagnie, ainsi que toute situation où il pourrait y avoir une apparence de conflit. Les administrateurs sont aussi soumis à une politique spécifique sur les conflits d’intérêts. En outre, tout administrateur qui est intéressé directement ou indirectement dans un contrat avec l'entreprise doit déclarer son intérêt et ne peut ni assister ni participer au vote sur la résolution présentée pour faire approuver le contrat.
Les administrateurs, dirigeants et employés doivent remplir un questionnaire sur les conflits d’intérêts chaque année, dans lequel ils doivent déclarer les conflits existants et confirmer qu’ils n’ont pas utilisé ou divulgué de façon non autorisée l’information confidentielle touchant la compagnie.
Comités
Le conseil d’administration comprend cinq comités permanents : le comité de gouvernance, le comité d'audit, le comité de révision, le comité des ressources humaines et le comité de placements. Chaque comité fonctionne en vertu d’un mandat écrit qui est réévalué chaque année, et chaque comité fait l’objet d’une évaluation annuelle à l’égard de son mandat.
Le comité de gouvernance comprend le président du CA, le vice-président du CA, le président-directeur général, ainsi que le président de chaque comité permanent. Il a pour mandat d’assurer la constitution, le développement et le fonctionnement optimal du conseil d’administration et de ses comités, et de veiller à ce que la mission et l’orientation stratégique de l'entreprise servent les meilleurs intérêts de cette dernière, de ses clients et de ses assurés. Il représente le conseil d’administration lorsqu’il n’est pas pratique pour celui-ci de se réunir.
Le comité d'audit est constitué de quatre administrateurs indépendants qui ont des compétences financières. Il a pour mandat d’aider le conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités en matière de vérification et de surveillance financière. Il a également pour mandat d’examiner les opérations entre la compagnie et des apparentés afin d’en mesurer l’impact sur la solvabilité et la stabilité de l'entreprise et d’assurer le respect des lois applicables.
Le comité de révision est constitué d’administrateurs indépendants. Il a pour mandat d’examiner les transactions entre la compagnie et des apparentés afin d’en mesurer l’impact sur la solvabilité et la stabilité de l'entreprise et d’assurer le respect des lois applicables.
Le comité des ressources humaines établit la philosophie de gestion des ressources humaines et assure la mise en œuvre et la surveillance des politiques et des pratiques pertinentes. Il recommande les politiques de rémunération au CA et effectue l’évaluation de rendement du président-directeur général.
Le comité de placements supervise l’élaboration et le suivi des politiques de placement de l'entreprise.
Formation
L’orientation des nouveaux administrateurs se fait au moyen d’un Guide pour le nouvel administrateur comprenant de l’information sur l'entreprise sa structure organisationnelle, ses opérations internes, son orientation stratégique, ainsi que de l’information sur le cadre réglementaire et sur les obligations d’un administrateur. Les nouveaux administrateurs sont aussi invités à discuter avec les principaux gestionnaires afin d’approfondir leurs connaissances des activités de la compagnie et le contexte réglementaire lors d’une journée d’orientation. Les administrateurs bénéficient, en outre, d’une formation continue en cours de mandat sur les principales activités de l'entreprise et sur les tendances dans l’industrie des services financiers.
Évaluation
Le conseil d’administration a mis en place un processus annuel d’évaluation du CA et des comités, ainsi que de leurs présidents. L’évaluation se fait au moyen d’un questionnaire d’auto-évaluation. Le CA et les comités sont évalués à la lumière de leurs mandats. Les résultats de l’évaluation sont examinés par le CA, qui suggère des améliorations et élabore des plans d’action. Les administrateurs sont évalués par les autres administrateurs à l’aide d’un questionnaire d’évaluation par les pairs. Il existe en outre un processus formel d’évaluation du rendement du président-directeur général, celui-ci étant évalué annuellement en fonction des objectifs annuels et des habiletés personnelles décrites à son profil de compétences.
Rémunération
Les administrateurs (autres que le président du CA et le PDG) reçoivent des honoraires de 12 500 $ par année; le président du CA reçoit des honoraires de 25 000 $; les présidents de comités reçoivent des honoraires de 2 500 $ par année; le président du comité d'audit reçoit des honoraires additionnels de 1 500 $ par année.
Les administrateurs reçoivent, en outre, des jetons de présence de 400 $ pour le comité des placements et de 650 $ pour les réunions d’autres comités et du CA auxquelles ils ou elles assistent.